3 Cara Cepat Merespon E-mail di Outlook 2010

Apa saja aksi yang Anda lakukan untuk e-mail yang Anda terima? Selain dibalas, lazimnya surat elektronik tersebut akan diteruskan ke teman atau rekan kerja. Untuk melakukannya, pastinya Anda mesti mengklik Reply atau Forward lalu mengetikkan alamat e-mail tujuan yang sebetulnya itu-itu saja.


Ada lho cara cepat untuk merespon e-mail yang masuk. Begini caranya. 1. Klik “Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Outlook 2010”.


2. Pilih e-mail yang ingin direspon, lalu perhatikan blok Quick Steps yang ada di tab “Home”. Di sana ada opsi Move to, Team E-mail, To Manager, Reply & Delete, dan Create New.

3. Sesuai menu yang ada, klik To Manager untuk mem-forward ke Manager Anda, Team E-mail untuk menyebarkan isi e-mail ke anggota tim, atau Reply & Delete untuk membalas e-mail.

4. Tombol “To Manager”, “Team E-mail”, dan “Reply & Delete” secara otomatis akan membuka jendela baru untuk mengetikkan e-mail balasan atau jendela untuk mem-forward e-mail ke bos yang siap dikirim ke tujuan. Saat pertama kali mengklik tombol “To Manager” atau “Team e-mail”, Anda akan diminta untuk memasukkan alamat e-mail Manager Anda.

5. Tinggal klik “Send” untuk mengirim e-mail.

3 Baca E-mail Seperti Chatting

Dulu, e-mail lazim ditampilkan satu per satu berdasarkan kiriman yang masuk. Alhasil, Anda akan kesulitan ketika membutuhkan rentetan percakapan yang terkait.


Di Outlook 2010, kelemahan ini telah diatasi. Program ini telah mengadaptasi konsep yang mirip dengan Outlook Mobile yang ada di Windows Phone. Pesan yang terkait bisa ditampilkan berbarengan dalam satu kelompok. Dengan begini, aktivitas e-mail jadi mirip chatting. Kita bisa melihat history percakapan yang telah dilakukan secara instan. Untuk mengonfigurasi model percakapan baru ala Outlook Mobile ini, ikuti langkah berikut.
1. Jalankan Outlook 2010 melalui menu “Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Outlook 2010”.


2. Klik tab “View”, lalu perhatikan bagian Arrangement. Ada tombol “Conversation” besar dengan segi tiga di bawahnya. Klik tombol tersebut.

3. Pastikan ada tanda cek di depan opsi “Show Message in Conversation”.

4. Berikan tanda cek di depan “Show Messages in Other Folders”. Opsi ini akan membuat Outlook menampilkan pembicaraan yang ada di Sent Item maupun Inbox.

5. Untuk menampilkan semua pembicaraan sekaligus, berikan tanda cek di “Always Expand Conversation”.

6. Sekarang, coba klik salah satu e-mail balasan yang Anda terima. Di bawahnya akan muncul sederetan percakapan melalui e-mail dengan subyek dan topik yang sama.

3 Setting MS Outlook untuk Email Yahoo

Berbeda dengan email Yahoo.com, email Yahoo.co.id disertai dengan fitur SMTP dan POP3 gratis. Dengan demikian Anda dapat mengakses (mengirim dan menerima) email dengan menggunakan email client seperti MS Outlook, MS Outlook Express, The Bat, Thunderbird, dll.

Selain itu Anda juga bisa mengakses email Yahoo.co.id dari handphone Anda. Tentunya jika handphone Anda support fitur email SMTP dan POP3.

Pertama Anda login dulu ke email Yahoo Anda dan lakukan konfigurasi sebagi berikut:

1. Klik menu/link Opsi yang ada di sebelah kanan agak ke atas.
2. Klik menu/link Akses dan Penerusan POP.
3. Klik pada pilihan (radio button) Akses Web & POP lalu klik tombol Simpan.

Selanjutnya buka program MS Outlook Express dan lakukan setting seperti di bawah ini:1. Klik menu/link Opsi yang ada di sebelah kanan agak ke atas.
2. Klik menu/link Akses dan Penerusan POP.
3. Klik pada pilihan (radio button) Akses Web & POP lalu klik tombol Simpan.

Selanjutnya buka program MS Outlook Express dan lakukan setting seperti di bawah ini:

1. Klik menu Tools – Accounts.
2. Pindah ke tab Mail.
3. Klik menu Add – Mail.
4. Isi Display Name dengan nama Anda.
5. Isi email address dengan email Yahoo Anda, misalnya emaillatihanku@yahoo.co.id
6. Isi Incoming mail (POP3, IMAP, or HTTP) server dengan pop.mail.yahoo.co.id
7. Isi Outgoing mail (SMTP) server dengan smtp.mail.yahoo.co.id
8. Isi Account name dengan email login Anda. Kalo email Anda emaillatihanku@yahoo.com maka Anda isi Account name dengan emaillatihanku.
9. Isi Password dengan password email Anda.
10. Klik Finish.
11. Pada form Internet Accounts, pilik email yang baru saja Anda buat dan klik Properties.
12. Pindah ke tab Advanced.
13. Pada isian Server Port Numbers – Outgoing mail (SMTP) diisi dengan 465.
14. Pada isian Server Port Numbers – Incoming mail (POP3) diisi dengan 995.
15. Beri tanda check (centhang) pada This server requires a secure connection (SSL).
16.
17. Klik tombol OK.

Sekarang silakan Anda coba download email dari Yahoo. Caranya, klik icon Send/Recv dan pilih nama email yang tadi Anda buat. Atau bisa juga klik icon Send/Recv – Receive All.

Jika Anda sudah menyetting MS Outlook Express Anda dengan benar maka Anda dapat mendownload email dari Yahoo Anda.